Guide Utilisateur IMMOBILISATIONS Introduction Contexte du projet Ce système a pour objectif d’optimiser la gestion des projets et des activités du centre, tout en garantissant l’intégrité et l’unicité du système d’information. Chaque module de l’ERP est conçu pour répondre à des besoins précis, tout en assurant la cohérence et la fiabilité des opérations globales. Grâce à ses possibilités de paramétrage, l’ERP offre une flexibilité qui permet d’adapter son fonctionnement aux besoins spécifiques du centre. Objectif du guide L’objectif de ce guide est d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main du module Immobilisation de l’ERP. Il présente les fonctionnalités principales du module, illustre leur utilisation à travers des écrans de l’application et fournit des instructions pratiques pour réaliser les opérations quotidiennes. Ce document constitue une référence pratique pour : Comprendre la logique de fonctionnement du module Naviguer entre ses différents écrans Exploiter efficacement les fonctionnalités mises à disposition Immobilisations TSI-IMMOBILISATIONS est un module dédié à la gestion des immobilisations, intégrant le calcul des amortissements aussi bien annuels que mensuels. Immobilisations Liste des Immobilisations Cette interface permet de : A = Ajouter une Immobilisation B = Modifier une Immobilisation C = Supprimer une Immobilisation D = Consulter une Immobilisation E = Import /Export des Immobilisations Figure 1 : Liste des Immobilisations Fiche Immobilisation La Fiche Immobilisation Contient plusieurs onglets et champs à remplir : Figure 2 : Fiche Immobilisation Onglet Généralités (A) : Figure 3 : Fiche Immobilisation "Onglet Généralités" Code : Saisir le Code de l’immobilisation Libellé : Saisir le libellé de l’immobilisation Affectation : Choisir Affectation en cours N° Inventaire : Saisir le n° de l’inventaire Cédée: Cochez cette case si l’immobilisation a été vendue ou sortie du patrimoine de l’entreprise Onglets Acquisition (B) : Figure 4 : Fiche Immobilisation "Onglet Acquisition" Cette interface permet de consulter les informations d’acquisition d’une immobilisation, saisies dans l’onglet Variation, et de paramétrer ses modalités d’amortissement. Date Acquisition : Date utilisée comme base pour le calcul de l’amortissement (prise en compte par défaut dans l’onglet Variation). Date Pièce : Date du document comptable (facture, bon d’achat). Cette date n’intervient pas dans le calcul de l’amortissement. Fournisseur : Sélection du fournisseur associé à l’acquisition (recherche possible via F3). Dans la section Montant Amortissable Cette section regroupe les informations nécessaires pour déterminer la valeur amortissable de l’immobilisation : Prix d’Achat HT : Valeur d’acquisition hors taxes. Montant TVA : TVA appliquée lors de l’acquisition. Valeur Résiduelle : Valeur estimée de l’immobilisation en fin de durée d’utilisation. Montant TVA Récupérable : Part de TVA pouvant être récupérée. Montant Amortissable : Base de calcul de l’amortissement après déductions. Taux d’Amortissement (%) : Pourcentage appliqué pour calculer l’amortissement annuel. Durée d’Utilisation (Années) : Nombre d’années estimé pour amortir l’immobilisation (affiché à titre indicatif). Dans la section « Amortissement » : Amortissable : Indique si l’immobilisation est soumise à amortissement. Amortissement Intégral : Permet d’appliquer un amortissement complet dès la première année. État d’Exploitation : Situation de l’immobilisation (en service, hors service, etc.). Type d’Amortissement : Méthode utilisée (linéaire, dégressif, etc.). Coefficient de Dégression : Valeur appliquée uniquement en cas d’amortissement dégressif. Onglet Variations (C) Figure 5 : Création Immobilisation « Onglet Variation » N° : Identifiant unique attribué à l’immobilisation Libellé : Intitulé ou description de l’immobilisation Date : Date d’acquisition ou de mise en service de l’immobilisation Montant HT : Valeur d’acquisition de l’immobilisation hors taxes Montant TVA : Montant de la taxe sur la valeur ajoutée associée à l’acquisition de l’immobilisation. Montant Amortissable : Base de calcul de l’amortissement, correspondant généralement au montant HT Amortissement Intégral : Option à cocher indiquant si l’amortissement est appliqué en totalité dès la première année Taux d’Amortissement : Pourcentage appliqué au montant amortissable pour calculer l’amortissement annuel. Durée d’utilisation : Nombre d’années ou de périodes prévues pour amortir l’immobilisation Ajouter une Immobilisation Il existe trois méthodes pour créer une immobilisation dans le système : Ajout une Immobilisation manuel : saisie directe d’un nouveau fichier d’immobilisation. Ajout une Immobilisation via un modèle d’import : utilisation d’un fichier modèle de type (.xlsx) pour importer plusieurs immobilisations. Ajout une Immobilisation depuis une facture d’achat : génération automatique d’une immobilisation à partir des données d’une facture fournisseur validée. Ajout manuel d’une immobilisation Depuis la liste des Immobilisation : 1. Cliquez sur le bouton Ajouter (+). 2. La fiche d’immobilisation s’ouvre. 3. Complétez l’ensemble des champs obligatoires dans chaque onglet (Voir Figure 2) 4. Enregistrez pour finaliser la création. Ajout via un modèle d’import : Depuis l’interface Liste des Immobilisations : 1. Cliquez sur l’icône Export/Import 2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, permettant de gérer les modèles d’export et d’import liés à la classe Immobilisation. Cette interface met à disposition les fonctionnalités suivantes : Figure 6 : Liste Modèles Export/Import A Modèles Export/Import : affichage et gestion des modèles personnalisés. B Modèles Export/Import par défaut : consultation des modèles fournis par défaut. C Historique des imports : suivi des opérations d’import effectuées. D Import sans modèle : possibilité d’importer des données sans utiliser de modèle prédéfini. Procédure 1 : Exporter un modèle d’import 1. Accédez au menu Modèles Export/Import. 2. Dans la liste, repérez le modèle que vous souhaitez exporter (Modèle import Immobilisation). 3. Cliquez sur l’icône Export (icône orange). 4. Le système génère et télécharge automatiquement le fichier modèle au format défini. Figure 7 : Export de donnée Vous pouvez ensuite utiliser ce fichier exporté pour : Préparer vos données à importer (en respectant la structure imposée). Conserver une copie de référence du modèle. Procédure 2 : Importer un modèle Après avoir exporté et complété le fichier modèle avec vos données d’immobilisation, vous pouvez procéder à l’importation. Figure 8 : Import de donnée 1. Dans la liste des Modèles Export/Import, sélectionnez le modèle souhaité (Modèle import Immobilisation). 2. Cliquez sur l’icône Import (cadrée en bleu). 3. Le système ouvre une fenêtre permettant de charger votre fichier complété. 4. Sélectionnez le fichier d’import, puis validez pour lancer le processus. Après l'importation, un message s'affiche pour indiquer que les immobilisations renseignées dans le fichier seront automatiquement créées ou mises à jour dans le système Figure 9 : Résultat d’exécution import des données d’immobilisation Ajout une Immobilisation depuis une facture d’achat : Depuis l’interface des factures d’achat, il est possible de générer directement une ou plusieurs immobilisations : Figure 10 : Facture Achat - Générer Immobilisation A Sélectionner la ou les factures concernées, B Cliquer sur le bouton 'Générer les Immobilisations'. Cette action permet d’automatiser la création de l’immobilisation à partir des données de la facture (fournisseur, montant, date, etc.). Comptabilisation des Immobilisations : Lors de la saisie des informations dans la fiche d’immobilisation, la section Comptabilisation permet de définir les comptes comptables nécessaires à l’enregistrement de l’immobilisation, à savoir : N° de Pièce Compte Comptable Compte d’Amortissement Compte de Contrepartie d’Amortissement Figure 11 : Comptabilisation Modifier Immobilisation Cette interface permet d’afficher et de modifier les informations d’acquisition d’une immobilisation, saisies dans l’onglet Généralités, Acquisitions et Variation, ainsi que de définir ses paramètres d’amortissement. Figure 12 : Modifier un Immobilisation Edition Immobilisation Pour imprimer la liste des Immobilisations : 1. Accéder à la liste « Immobilisations ». 2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports 3. Imprimer le rapport sélectionné Figure 13 : Impression rapport Liste des Immobilisations Annexe 1 : Liste des Immobilisations par affectation Annexe 2 : Liste des Immobilisations par Emplacement Annexe 3 : Liste des immobilisations par état d'exploitation Cession Liste de Cession Cet écran permet de gérer les cessions, en fonction des droits d’accès de l’utilisateur : A = Ajouter cession B = Modifier cession C = Consulter cession Figure 14 : Liste de Cession Ajout Cession On peut ajouter « Cession » à partir deux interfaces :  Ajout à partir de la liste Cession (A) : 1 Cliquer sur le bouton Ajouter (+) 2 Remplir les champs obligatoires : Immobilisation : Sélectionner l’immobilisation concernée par la cession. Code : Identifiant unique de la cession. Libellé : Intitulé ou description de la cession. N° Inventaire : Numéro d’inventaire de l’immobilisation. État d’exploitation : Statut de l’immobilisation au moment de la cession. Affectation : Indiquer l’affectation ou le service concerné. Type d’entrée : Précise la nature de l’opération (paramétrée par défaut selon le système). Observation : Zone libre pour ajouter des remarques ou précisions. Montant de la Cession : Valeur de la transaction de cession. Date de Cession : Date à laquelle l’opération de cession est enregistrée. 3 Enregistrer : Valide et sauvegarde la cession. 4 Annuler : Permet de quitter sans enregistrer les modifications. Figure 15 : Ajout Cession- Liste cession  Ajout à partir de la fiche Immobilisation La section Cession de la fiche d’immobilisation permet de renseigner les informations liées à la cession de l’actif. L’utilisateur peut y saisir la date de cession, indiquer si l’immobilisation a été cédée et préciser le montant de la cession Figure 16 : Création Cession- Fiche Immobilisation Edition Liste Cession Pour imprimer la liste des Cession : 1. Accéder à la liste « Cession ». 2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports 3. Imprimer le rapport sélectionné Figure 17 : Impression rapport Cession Annexe 4 : Liste des Immobilisations Cédées par affectation Immobilisation Variation Liste des Immobilisations Variation Cette interface permet d’afficher et de gérer les variations de chaque immobilisation (création (A), modification (D), consultation (B) ou suppression (C), selon les autorisations accordées à l’utilisateur. Annexe 5 : Immobilisation Variation Fiche Immobilisation Variation Figure 18 : Fiche Immobilisation Variation 1 Cliquer sur le bouton Ajouter (+) à partir liste des Immobilisation Variation 2 Remplir les champs obligatoires : • Immobilisation : choisir l’immobilisation concernée. • Libellé : saisir un titre ou une description. • Montants : indiquer le montant HTVA, le montant TVA et le montant amortissable. • Dates : préciser la date de variation et la date de la pièce justificative. • Durée d’utilisation et Observation : Champs libre  La section Amortissement affiche les calculs associés. 3 Cliquez sur Enregistrer. Edition Immobilisation Variation Pour imprimer la liste des Immobilisations Variation : 1. Accéder à la liste « Immobilisations Variations ». 2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports 3. Imprimer le rapport sélectionné Figure 19 : Impression rapports Immobilisations Variation Amortissement Après l’acquisition, chaque immobilisation doit être amortie à la fin de l’exercice comptable. Cet amortissement est enregistré automatiquement chaque année dans les comptes comptables sous forme de dotations aux amortissements. Liste des Amortissements Cette interface permet de calculer, gérer les amortissements des immobilisations. Figure 20 : Amortissement Elle est composée de deux section d’action et d’un tableau de suivi : 1. Actions principales • Calculer les immobilisations cédées (A) : Cette partie permet de ; o Lancer le calcul de l’Amortissement o Supprimer le calcul des amortissements sélectionnées. • Écritures comptables d’amortissement (B) : Cette partie sert à transférer les amortissements vers la comptabilité. L’utilisateur choisit une date d’écriture puis peut : o Générer les écritures comptables. o Supprimer des écritures déjà générées. 2. Tableau des amortissements (C) Le tableau présente l’ensemble des immobilisations avec leurs informations essentielles, parmi lesquelles : • Exercice : année de l’amortissement, • Code immobilisation : identifiant unique attribué à l’immobilisation, • Numéro d’inventaire : référence interne de suivi, • Libellé immobilisation : description ou nom de l’immobilisation, • Montant amortissement exercice (Mont. Amort. Ex.) : charge d’amortissement pour l’exercice en cours, • Montant amortissement antérieur (Mont. Amort. Ant.) : total des amortissements enregistrés les années précédentes, • Montant avant calcul : valeur de référence avant le calcul de l’amortissement, • Affectation : service ou emplacement auquel l’immobilisation est rattachée, • Famille / Sous-famille : classification de l’immobilisation, • Numéro de compte comptable : référence comptable associée, • Compte comptable : compte principal de l’immobilisation, • Compte amortissement : compte spécifique utiliser pour l’enregistrement de l’amortissement. Chaque ligne peut être consultée ou modifiée grâce aux icônes situées à gauche. Calcul Amortissement Le calcul de l’amortissement peut être réalisé de deux manières :  Calcul par exercice Figure 21 : Calcul par exercice comptable 1. Ouvrir la liste des exercices comptables. 2. Sélectionner l’exercice souhaité. 3. Cliquer sur Calcul Amortissement pour lancer le calcul global.  Calcul par immobilisation Figure 22 : Calcul par Immobilisation 1. Ouvrir la liste des immobilisations. 2. Choisir l’immobilisation concernée. 3. Sélectionner l’exercice comptable associé. 4. Cliquer sur Calcul pour lancer l’amortissement de cette immobilisation Supprimer Calcul d’Amortissement Pour supprimer le calcul d’amortissement : Figure 23 : Suppression Calcul Amortissement 1. Cliquer sur la liste des exercices comptables 2. Choisir l’exercice comptable 3. Cliquer sur supprimer Générer les écritures comptables d’amortissement 1. Vérifiez la Date Écriture (par défaut 31/12/2025) 2. Sélectionner un ou plusieurs Amortissement 3. Dans la section Écritures comptables d’amortissement, Cliquez sur Générer Écritures pour transférer les amortissements en comptabilité PS : Avant de générer une écriture d’amortissement, les amortissements n’ont pas encore de numéro d’écriture (3) Figure 24 : Génération écriture amortissement Dès que les écritures sont générées, un numéro comptable est attribué à chaque amortissement (A) Figure 25 : Génération écriture amortissement Il suffit de cliquer sur ce numéro pour afficher l’écriture correspondante : Figure 26 : Ecriture D'amortissement générer Supprimer Génération des écritures d’Amortissement Pour supprimer les écritures d’amortissement déjà générées : Figure 27 : Suppression génération écritures Amortissement 1. Sélectionner un ou plusieurs amortissements générer 2. Vérifiez la Date Écriture 3. Cliquer sur supprimer PS : Une fois la suppression des écritures terminée, le numéro d’écriture est réinitialisé à 0. Edition Amortissement Pour imprimer la liste des Amortissements : 1. Accéder à la liste « Amortissements ». 2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports 3. Imprimer le rapport sélectionné Figure 28 : Impression Amortissement Annexe 6 : Tableau des Amortissements par Famille