Guide Utilisateur IMMOBILISATIONS

Introduction

Contexte du projet

Ce système a pour objectif d’optimiser la gestion des projets et des activités du centre, tout en garantissant l’intégrité et l’unicité du système d’information.

Chaque module de l’ERP est conçu pour répondre à des besoins précis, tout en assurant la cohérence et la fiabilité des opérations globales.

Grâce à ses possibilités de paramétrage, l’ERP offre une flexibilité qui permet d’adapter son fonctionnement aux besoins spécifiques du centre.

Objectif du guide

L’objectif de ce guide est d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main du module Immobilisation de l’ERP.

Il présente les fonctionnalités principales du module, illustre leur utilisation à travers des écrans de l’application et fournit des instructions pratiques pour réaliser les opérations quotidiennes.

Ce document constitue une référence pratique pour :

• Comprendre la logique de fonctionnement du module
• Naviguer entre ses différents écrans
• Exploiter efficacement les fonctionnalités mises à disposition

Immobilisations

TSI-IMMOBILISATIONS est un module dédié à la gestion des immobilisations, intégrant le calcul des amortissements aussi bien annuels que mensuels.

Immobilisations

Liste des Immobilisations

Cette interface permet de :

• A = Ajouter une Immobilisation
• B = Modifier une Immobilisation
• C = Supprimer une Immobilisation
• D = Consulter une Immobilisation
• E = Import /Export des Immobilisations

Figure 1 : Liste des Immobilisations

Fiche Immobilisation

La Fiche Immobilisation Contient plusieurs onglets et champs à remplir :

Figure 2 : Fiche Immobilisation

Onglet Généralités (A) :

Figure 3 : Fiche Immobilisation "Onglet Généralités"

• Code : Saisir le Code de l’immobilisation
• Libellé : Saisir le libellé de l’immobilisation
• Affectation : Choisir Affectation en cours
• N° Inventaire : Saisir le n° de l’inventaire
• Cédée: Cochez cette case si l’immobilisation a été vendue ou sortie du patrimoine de l’entreprise

Onglets Acquisition (B) :

Figure 4 : Fiche Immobilisation "Onglet Acquisition"

Cette interface permet de consulter les informations d’acquisition d’une immobilisation, saisies dans l’onglet Variation, et de paramétrer ses modalités d’amortissement.

• Date Acquisition : Date utilisée comme base pour le calcul de l’amortissement (prise en compte par défaut dans l’onglet Variation).
• Date Pièce : Date du document comptable (facture, bon d’achat). Cette date n’intervient pas dans le calcul de l’amortissement.
• Fournisseur : Sélection du fournisseur associé à l’acquisition (recherche possible via F3).

Dans la section Montant Amortissable

Cette section regroupe les informations nécessaires pour déterminer la valeur amortissable de l’immobilisation :

• Prix d’Achat HT : Valeur d’acquisition hors taxes.
• Montant TVA : TVA appliquée lors de l’acquisition.
• Valeur Résiduelle : Valeur estimée de l’immobilisation en fin de durée d’utilisation.
• Montant TVA Récupérable : Part de TVA pouvant être récupérée.
• Montant Amortissable : Base de calcul de l’amortissement après déductions.
• Taux d’Amortissement (%) : Pourcentage appliqué pour calculer l’amortissement annuel.
• Durée d’Utilisation (Années) : Nombre d’années estimé pour amortir l’immobilisation (affiché à titre indicatif).

Dans la section « Amortissement » :

• Amortissable : Indique si l’immobilisation est soumise à amortissement.
• Amortissement Intégral : Permet d’appliquer un amortissement complet dès la première année.
• État d’Exploitation : Situation de l’immobilisation (en service, hors service, etc.).
• Type d’Amortissement : Méthode utilisée (linéaire, dégressif, etc.).
• Coefficient de Dégression : Valeur appliquée uniquement en cas d’amortissement dégressif.

Onglet Variations (C)

Figure 5 : Création Immobilisation « Onglet Variation »

• N° : Identifiant unique attribué à l’immobilisation
• Libellé : Intitulé ou description de l’immobilisation
• Date : Date d’acquisition ou de mise en service de l’immobilisation
• Montant HT : Valeur d’acquisition de l’immobilisation hors taxes
• Montant TVA : Montant de la taxe sur la valeur ajoutée associée à l’acquisition de l’immobilisation.
• Montant Amortissable : Base de calcul de l’amortissement, correspondant généralement au montant HT
• Amortissement Intégral : Option à cocher indiquant si l’amortissement est appliqué en totalité dès la première année
• Taux d’Amortissement : Pourcentage appliqué au montant amortissable pour calculer l’amortissement annuel.
• Durée d’utilisation : Nombre d’années ou de périodes prévues pour amortir l’immobilisation

Ajouter une Immobilisation

Il existe trois méthodes pour créer une immobilisation dans le système :

• Ajout une Immobilisation manuel : saisie directe d’un nouveau fichier d’immobilisation.
• Ajout une Immobilisation via un modèle d’import : utilisation d’un fichier modèle de type (.xlsx) pour importer plusieurs immobilisations.
• Ajout une Immobilisation depuis une facture d’achat : génération automatique d’une immobilisation à partir des données d’une facture fournisseur validée.

Ajout manuel d’une immobilisation

Depuis la liste des Immobilisation :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter (+).

2. La fiche d’immobilisation s’ouvre.

3. Complétez l’ensemble des champs obligatoires dans chaque onglet (Voir Figure 2)

4. Enregistrez pour finaliser la création.

Ajout via un modèle d’import :

Depuis l’interface Liste des Immobilisations :

1. Cliquez sur l’icône Export/Import

2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, permettant de gérer les modèles d’export et d’import liés à la classe Immobilisation. Cette interface met à disposition les fonctionnalités suivantes :

Figure 6 : Liste Modèles Export/Import

• A Modèles Export/Import : affichage et gestion des modèles personnalisés.
• B Modèles Export/Import par défaut : consultation des modèles fournis par défaut.
• C Historique des imports : suivi des opérations d’import effectuées.
• D Import sans modèle : possibilité d’importer des données sans utiliser de modèle prédéfini.

Procédure 1 : Exporter un modèle d’import

• 1. Accédez au menu Modèles Export/Import.
• 2. Dans la liste, repérez le modèle que vous souhaitez exporter (Modèle import Immobilisation).
• 3. Cliquez sur l’icône Export (icône orange).
• 4. Le système génère et télécharge automatiquement le fichier modèle au format défini.

Figure 7 : Export de donnée

Vous pouvez ensuite utiliser ce fichier exporté pour :

• Préparer vos données à importer (en respectant la structure imposée).
• Conserver une copie de référence du modèle.

Procédure 2 : Importer un modèle

Après avoir exporté et complété le fichier modèle avec vos données d’immobilisation, vous pouvez procéder à l’importation.

Figure 8 : Import de donnée

1. Dans la liste des Modèles Export/Import, sélectionnez le modèle souhaité (Modèle import Immobilisation).

2. Cliquez sur l’icône Import (cadrée en bleu).

3. Le système ouvre une fenêtre permettant de charger votre fichier complété.

4. Sélectionnez le fichier d’import, puis validez pour lancer le processus.

Après l'importation, un message s'affiche pour indiquer que les immobilisations renseignées dans le fichier seront automatiquement créées ou mises à jour dans le système

Figure 9 : Résultat d’exécution import des données d’immobilisation

Ajout une Immobilisation depuis une facture d’achat :

Depuis l’interface des factures d’achat, il est possible de générer directement une ou plusieurs immobilisations :

Figure 10 : Facture Achat - Générer Immobilisation

A Sélectionner la ou les factures concernées,

B Cliquer sur le bouton 'Générer les Immobilisations'.

Cette action permet d’automatiser la création de l’immobilisation à partir des données de la facture (fournisseur, montant, date, etc.).

Comptabilisation des Immobilisations :

Lors de la saisie des informations dans la fiche d’immobilisation, la section Comptabilisation permet de définir les comptes comptables nécessaires à l’enregistrement de l’immobilisation, à savoir :

• N° de Pièce
• Compte Comptable
• Compte d’Amortissement
• Compte de Contrepartie d’Amortissement

Figure 11 : Comptabilisation

Modifier Immobilisation

Cette interface permet d’afficher et de modifier les informations d’acquisition d’une immobilisation, saisies dans l’onglet Généralités, Acquisitions et Variation, ainsi que de définir ses paramètres d’amortissement.

Figure 12 : Modifier un Immobilisation

Edition Immobilisation

Pour imprimer la liste des Immobilisations :

1. Accéder à la liste « Immobilisations ».

2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports

3. Imprimer le rapport sélectionné

Figure 13 : Impression rapport Liste des Immobilisations

Annexe 1 : Liste des Immobilisations par affectation

Annexe 2 : Liste des Immobilisations par Emplacement

Annexe 3 : Liste des immobilisations par état d'exploitation

Cession

Liste de Cession

Cet écran permet de gérer les cessions, en fonction des droits d’accès de l’utilisateur :

A = Ajouter cession

B = Modifier cession

C = Consulter cession

Figure 14 : Liste de Cession

Ajout Cession

On peut ajouter « Cession » à partir deux interfaces :

 Ajout à partir de la liste Cession (A) :

1 Cliquer sur le bouton Ajouter (+)

2 Remplir les champs obligatoires :

• Immobilisation : Sélectionner l’immobilisation concernée par la cession.
• Code : Identifiant unique de la cession.
• Libellé : Intitulé ou description de la cession.
• N° Inventaire : Numéro d’inventaire de l’immobilisation.
• État d’exploitation : Statut de l’immobilisation au moment de la cession.
• Affectation : Indiquer l’affectation ou le service concerné.
• Type d’entrée : Précise la nature de l’opération (paramétrée par défaut selon le système).
• Observation : Zone libre pour ajouter des remarques ou précisions.
• Montant de la Cession : Valeur de la transaction de cession.
• Date de Cession : Date à laquelle l’opération de cession est enregistrée.

3 Enregistrer : Valide et sauvegarde la cession.

4 Annuler : Permet de quitter sans enregistrer les modifications.

Figure 15 : Ajout Cession- Liste cession

 Ajout à partir de la fiche Immobilisation

La section Cession de la fiche d’immobilisation permet de renseigner les informations liées à la cession de l’actif.

L’utilisateur peut y saisir la date de cession, indiquer si l’immobilisation a été cédée et préciser le montant de la cession

Figure 16 : Création Cession- Fiche Immobilisation

Edition Liste Cession

Pour imprimer la liste des Cession :

1. Accéder à la liste « Cession ».

2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports

3. Imprimer le rapport sélectionné

Figure 17 : Impression rapport Cession

Annexe 4 : Liste des Immobilisations Cédées par affectation

Immobilisation Variation

Liste des Immobilisations Variation

Cette interface permet d’afficher et de gérer les variations de chaque immobilisation (création (A), modification (D), consultation (B) ou suppression (C), selon les autorisations accordées à l’utilisateur.

Annexe 5 : Immobilisation Variation

Fiche Immobilisation Variation

Figure 18 : Fiche Immobilisation Variation

1 Cliquer sur le bouton Ajouter (+) à partir liste des Immobilisation Variation

2 Remplir les champs obligatoires :

• Immobilisation : choisir l’immobilisation concernée.

• Libellé : saisir un titre ou une description.

• Montants : indiquer le montant HTVA, le montant TVA et le montant amortissable.

• Dates : préciser la date de variation et la date de la pièce justificative.

• Durée d’utilisation et Observation : Champs libre

 La section Amortissement affiche les calculs associés.

3 Cliquez sur Enregistrer.

Edition Immobilisation Variation

Pour imprimer la liste des Immobilisations Variation :

1. Accéder à la liste « Immobilisations Variations ».

2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports

3. Imprimer le rapport sélectionné

Figure 19 : Impression rapports Immobilisations Variation

Amortissement

Après l’acquisition, chaque immobilisation doit être amortie à la fin de l’exercice comptable. Cet amortissement est enregistré automatiquement chaque année dans les comptes comptables sous forme de dotations aux amortissements.

Liste des Amortissements

Cette interface permet de calculer, gérer les amortissements des immobilisations.

Figure 20 : Amortissement

Elle est composée de deux section d’action et d’un tableau de suivi :

1. Actions principales

• Calculer les immobilisations cédées (A) :

Cette partie permet de ;

o Lancer le calcul de l’Amortissement

o Supprimer le calcul des amortissements sélectionnées.

• Écritures comptables d’amortissement (B) :

Cette partie sert à transférer les amortissements vers la comptabilité. L’utilisateur choisit une date d’écriture puis peut :

o Générer les écritures comptables.

o Supprimer des écritures déjà générées.

2. Tableau des amortissements (C)

Le tableau présente l’ensemble des immobilisations avec leurs informations essentielles, parmi lesquelles :

• Exercice : année de l’amortissement,

• Code immobilisation : identifiant unique attribué à l’immobilisation,

• Numéro d’inventaire : référence interne de suivi,

• Libellé immobilisation : description ou nom de l’immobilisation,

• Montant amortissement exercice (Mont. Amort. Ex.) : charge d’amortissement pour l’exercice en cours,

• Montant amortissement antérieur (Mont. Amort. Ant.) : total des amortissements enregistrés les années précédentes,

• Montant avant calcul : valeur de référence avant le calcul de l’amortissement,

• Affectation : service ou emplacement auquel l’immobilisation est rattachée,

• Famille / Sous-famille : classification de l’immobilisation,

• Numéro de compte comptable : référence comptable associée,

• Compte comptable : compte principal de l’immobilisation,

• Compte amortissement : compte spécifique utiliser pour l’enregistrement de l’amortissement.

Chaque ligne peut être consultée ou modifiée grâce aux icônes situées à gauche.

Calcul Amortissement

Le calcul de l’amortissement peut être réalisé de deux manières :

 Calcul par exercice

Figure 21 : Calcul par exercice comptable

1. Ouvrir la liste des exercices comptables.

2. Sélectionner l’exercice souhaité.

3. Cliquer sur Calcul Amortissement pour lancer le calcul global.

 Calcul par immobilisation

Figure 22 : Calcul par Immobilisation

1. Ouvrir la liste des immobilisations.

2. Choisir l’immobilisation concernée.

3. Sélectionner l’exercice comptable associé.

4. Cliquer sur Calcul pour lancer l’amortissement de cette immobilisation

Supprimer Calcul d’Amortissement

Pour supprimer le calcul d’amortissement :

Figure 23 : Suppression Calcul Amortissement

1. Cliquer sur la liste des exercices comptables

2. Choisir l’exercice comptable

3. Cliquer sur supprimer

Générer les écritures comptables d’amortissement

1. Vérifiez la Date Écriture (par défaut 31/12/2025)

2. Sélectionner un ou plusieurs Amortissement

3. Dans la section Écritures comptables d’amortissement, Cliquez sur Générer Écritures pour transférer les amortissements en comptabilité

PS : Avant de générer une écriture d’amortissement, les amortissements n’ont pas encore de numéro d’écriture (3)

Figure 24 : Génération écriture amortissement

Dès que les écritures sont générées, un numéro comptable est attribué à chaque amortissement (A)

Figure 25 : Génération écriture amortissement

Il suffit de cliquer sur ce numéro pour afficher l’écriture correspondante :

Figure 26 : Ecriture D'amortissement générer

Supprimer Génération des écritures d’Amortissement

Pour supprimer les écritures d’amortissement déjà générées :

Figure 27 : Suppression génération écritures Amortissement

1. Sélectionner un ou plusieurs amortissements générer

2. Vérifiez la Date Écriture

3. Cliquer sur supprimer

PS : Une fois la suppression des écritures terminée, le numéro d’écriture est réinitialisé à 0.

Edition Amortissement

Pour imprimer la liste des Amortissements :

1. Accéder à la liste « Amortissements ».

2. Cliquer droite sur l’icône correspondante (A) pour afficher la liste des rapports

3. Imprimer le rapport sélectionné

Figure 28 : Impression Amortissement

Annexe 6 : Tableau des Amortissements par Famille